REGIÃO AUTÓNOMA DOS AÇORES

VICE-PRESIDÊNCIA DO GOVERNO REGIONAL

Direção Regional da Ciência, Inovação e Desenvolvimento

EDITAL PRO-SCIENTIA/2024/M3.3.b/Ed.1

VOX SCIENTIAE– Organização de reuniões científicas – 2024

I. Objeto do Concurso

1. O presente concurso destina-se à apresentação de candidaturas no âmbito do programa PRO-SCIENTIA, Eixo 3 “Qualificar”, Ação 3.3 “Incentivar a produção, formação e divulgação científica especializada”, na medida de intervenção específica prevista na alínea b), do nº 2, do artigo 25º do Decreto-Regulamentar nº 17/2012/A, de 4 de julho, Medida 3.3.b - “Organização de reuniões científicas” – 2024.

II. Objetivos da medida

1. Promover a partilha de resultados de investigação científica, a discussão, exploração ou clarificação de problemas científicos e o debate do conhecimento científico em contexto académico.

2. Promover o contacto e o intercâmbio científico entre investigadores de diversas instituições científicas, nacionalidades e regiões.

3. Proporcionar condições para projetar a Região Autónoma dos Açores no quadro do Espaço Europeu e Internacional de Investigação e para potenciar o estabelecimento de novas parcerias científicas.

III. Âmbito do concurso

1. O concurso destina-se a apoiar a organização de reuniões científicas de caráter internacional, nacional e regional a realizar nos Açores durante o ano de 2024, direcionadas exclusivamente para a comunidade científica e académica (cientistas, professores, investigadores e estudantes universitários) visando a discussão de resultados de investigação científica e abrangendo eventos como congressos, seminários, simpósios, conferências, colóquios, workshops e oficinas.

2. A medida visa apoiar a organização de reuniões científicas no âmbito das seguintes tipologias:

a) Eventos de tipologia A: Congressos científicos de abrangência maioritariamente internacional;

b) Eventos de tipologia B: Seminários, simpósios e colóquios científicos de abrangência maioritariamente nacional;

c) Eventos de tipologia C: Conferências, workshops e oficinas científicas.

3. Não são elegíveis reuniões com a seguinte natureza:

a) Reuniões de caráter predominantemente institucional, como sejam reuniões de trabalho ou reuniões que decorram da obrigação de representação institucional;

b) Reuniões inscritas ou realizadas no âmbito de atividades curriculares académicas;

c) Reuniões de classes\grupos profissionais no âmbito de outras carreiras que não a de investigação.

IV. Entidade Beneficiária

1. Considera-se Entidade Beneficiária (EB) do apoio a entidade que assume a responsabilidade da execução técnica e financeira das ações previstas na candidatura e\ou nos termos e condições de execução definidas no seguimento do processo de análise e aprovação da mesma.

2. Ao presente concurso podem concorrer, individualmente ou em copromoção, as seguintes entidades sedeadas na Região Autónoma dos Açores:

a) Universidade dos Açores;

b) Fundação Gaspar Frutuoso;

c) Associações sem fins lucrativos, conforme a alínea b), do n.º2, do Art.º 11.º, do DLR n.º10/2012/A, de 26 de março, desde que integrem a listagem oficial do SCTA, publicada no Portal Oficial do Governo Regional dos Açores.

3. Quando o projeto for executado em copromoção, a candidatura deve ser acompanhada de uma declaração de compromisso assinada por todos, com indicação do coordenador responsável, conforme disposto no nº 7 do artigo 8.º do Decreto Regulamentar Regional nº 17/2012/A, de 4 de julho de 2012.

4. Quando o projeto for executado em copromoção, a declaração de compromisso que acompanha a candidatura deve indicar a Entidade Beneficiária que será gestora do financiamento a atribuir.

5. A(s) EB(s) devem preencher cumulativamente os requisitos ao nível das condições gerais de acesso, estipuladas no artigo 7.º, do Decreto Regulamentar Regional n.º 17/2012/A, os quais, não se verificando, são motivos de exclusão das candidaturas na fase de admissibilidade.

V. Coordenador Responsável

1. Cada ação é executada sob responsabilidade direta de um elemento habilitado com doutoramento e integrado na Entidade Beneficiária, o qual subscreve e submete a candidatura e se constitui como Coordenador Responsável (CR).

2. O CR é o interlocutor do projeto junto da Direção Regional de Ciência, Inovação e Desenvolvimento (DRCID), no que se refere à sua execução e acompanhamento, para todas as questões de natureza administrativa, financeira, técnica e operacional.

3. O CR do projeto é corresponsável, com a(s) EB(s) do apoio, pela candidatura apresentada, assim como pelo integral cumprimento dos objetivos propostos e das condições subjacentes à atribuição do financiamento previstas na candidatura e\ou nos termos e condições de execução definidas no seguimento do processo de análise e aprovação da mesma

VI. Apresentação de candidaturas

1. O período para apresentação de candidaturas decorre até 30 de junho de 2024, inclusive, não sendo admitidas a concurso candidaturas submetidas após aquela data.

2. A apresentação de candidatura é efetuada por um CR, através da submissão eletrónica de formulário próprio correspondente a cada tipologia de evento, disponibilizado na plataforma idia-SG, no sítio da Internet com o endereço http://idia.azores.gov.pt, e de acordo com as indicações nele previstas.

3. Para aceder aos formulários referidos no ponto 2, o CR tem de estar previamente registado na plataforma que nele se refere.

4. O registo do CR é validado através da atribuição de uma palavra-passe enviada para o endereço eletrónico mencionado na ficha de registo do idia-SG.

5. Para que possa formalizar a sua candidatura, o CR tem de estar associado à EB, também ela com registo obrigatório no idia-SG.

VII. Condições de admissibilidade das candidaturas

1. As candidaturas serão analisadas por ordem de chegada, com base em critérios de admissibilidade e até ao esgotamento da verba existente para cada tipologia.

2. Quando aplicável e estando cumpridas as restantes condições de admissibilidade, as candidaturas referentes às tipologias A e B ficam em situação de admissão condicional até à apresentação, no prazo máximo de quarenta (40) dias, da documentação prevista no ponto 5, alíneas a.ii), a.iii), a.v) e a.vi), e no ponto 5, alíneas b.ii), b.iii) e b.iv).

3. Quando ocorrer o descrito no ponto anterior, a admissão definitiva e a concessão de financiamento só ocorrerão após o envio, no prazo definido em 2, da documentação em falta.

4. Para efeito de análise da admissibilidade, os processos de candidatura para todas as tipologias de evento deverão incluir, obrigatoriamente, os seguintes documentos e informações:

a) Programa\plano definitivo da reunião científica;

b) Orçamento detalhado e justificativo das despesas e receitas do evento;

c) Descrição dos objetivos científicos do evento;

d) Comprovativos de financiamento atribuído por outras entidades ao evento, quando aplicável;

e) Certidão atualizada comprovativa de que a EB gestora tem a sua situação regularizada relativamente a contribuições para a Segurança Social ou comunicação de consentimento de consulta de dados;

f) Certidão atualizada comprovativa de que a EB gestora tem a sua situação regularizada relativamente à Autoridade Tributária ou comunicação de consentimento de consulta de dados;

g) Declaração sob compromisso de honra, conforme modelo disponibilizado no formulário, assinada por quem, nos termos legais, tenha poderes para obrigar as correspondentes Entidades Beneficiárias:

i) Nos termos e para os efeitos do disposto no nº 2 do artigo 7º do Decreto Regulamentar Regional n.º 17/2012/A;

ii) Nos termos e para os efeitos do nº 6 do artigo 8º do Decreto Regulamentar Regional n.º 17/2012/A, com confirmação de requisitos de candidatura, designadamente, no que se refere à integração do coordenador do projeto na entidade beneficiária e da veracidade das informações nela contidas;

iii) Nos termos e para os efeitos do nº 7, do artigo 8º do Decreto Regulamentar Regional n.º 17/2012/A, quando o projeto for executado em copromoção, com indicação do CR.

h) Apresentação de número ORCID e\ou de ligação ao CienciaVitae do CR do evento nos campos próprios do formulário de candidatura.

5. Para efeito de análise da admissibilidade e cumulativamente ao definido no ponto anterior, as candidaturas deverão também cumprir obrigatoriamente as seguintes especificações, conforme a tipologia de candidatura:

a) Eventos da tipologia A:

i) Apresentar documento comprovativo do Call for Papers bilingue do evento, onde constarão todas as regras que regem a reunião científica;

ii) Apresentar, no mínimo, quarenta (40) participantes com comunicações confirmados no evento, apresentando comprovativo da sua inscrição;

iii) Comprovar (conforme modelo proforma disponibilizado no formulário da candidatura) que mais do que 50% dos participantes com comunicações orais presenciais confirmadas têm vinculação a instituições de ensino superior ou unidades de I&D internacionais;

iv) Comprovar a existência de, no mínimo, uma (1) parceria científica internacional, apresentando comprovativo (conforme modelo proforma disponibilizado no formulário da candidatura), assinado pela instituição de ensino superior ou direção da unidade de I&D internacional parceira, com indicação precisa dos moldes em que se executa a parceria;

v) Comprovar que todos os trabalhos finais aceites para apresentação no evento são inéditos e foram previamente alvo de blind review, apresentando comprovativo da sua avaliação e aceitação por parte dos revisores;

vi) Comprovar que a maioria (2/3) dos participantes com comunicação oral presencial confirmados no evento têm registo ORCID e\ou CienciaVitae atualizados, apresentando os respetivos números e ligações nos campos próprios do formulário de candidatura.

b) Eventos da tipologia B:

i) Apresentar documento comprovativo do Call for Papers bilingue do evento, onde constarão todas as regras que regem a reunião científica;

ii) Apresentar, no mínimo, vinte (20) participantes com comunicação confirmados no evento, apresentando comprovativo da sua inscrição;

iii) Comprovar (conforme modelo proforma disponibilizado no formulário da candidatura) que, no mínimo, 25% dos participantes com comunicações orais presenciais confirmados têm vinculação a instituições de ensino superior ou unidades de I&D nacionais que não a Universidade dos Açores ou as suas unidades de I&D que se constituam como polos, núcleos ou outros de unidades de I&D nacionais;

iv) Comprovar que os abstracts de todas as comunicações orais a apresentar no evento foram alvo de prévia avaliação científica, apresentando comprovativo da sua avaliação e aceitação por parte dos revisores.

c) Eventos de tipologia C:

i) Apresentação de confirmação de participação de todos os oradores\especialistas do evento (modelo proforma no formulário da candidatura).

6. Sem prejuízo do disposto no nº 4, do artigo 7.º, do Decreto Regulamentar Regional nº 17/2012/A, de 4 de julho, no momento da verificação da admissibilidade, são excluídas automaticamente as candidaturas que não estejam instruídas com todos os documentos e elementos informativos previstos nos pontos anteriores, salvo quando ocorrer a situação prevista no ponto 2 e\ou quando seja apresentado documento de substituição ou justificação válidos que sejam aceites como tal pela comissão de análise.

7. Para cada evento, apenas é admissível uma única candidatura, não sendo admitidas candidaturas referentes a componentes distintas e parcelares do mesmo evento.

8. É apenas admitida uma única candidatura por CR para a totalidade do concurso, não sendo possível que o mesmo CR apresente candidatura para mais do que uma tipologia de reunião.

9. Apenas são admitidas candidaturas para ações realizadas ou a realizar nos Açores em 2024.

10. Não são admitidas candidaturas cuja EB ou CR se encontre em situação de incumprimento injustificado dos requisitos regulamentares de projetos apoiados pela DRCID dos quais seja, ou tenha sido, EB ou CR.

11. São ainda motivos de exclusão na fase de admissibilidade o não preenchimento, ou o preenchimento incorreto, de qualquer campo obrigatório do formulário de candidatura salvo quando seja apresentado documento de substituição ou justificação válidos.

VIII. Financiamento

1. A verba total disponível para efeitos do presente concurso é de 100.000,00 € (cem mil euros), distribuídos da seguinte forma:

a) Eventos de tipologia A: 30.000,00 € (trinta mil euros);

b) Eventos de tipologia B: 50.000,00 € (cinquenta mil euros);

c) Eventos de tipologia C: 20.000,00 € (vinte mil euros).

2. O valor máximo de financiamento por candidatura aprovada é limitado a:

a) Eventos de tipologia A: 10.000,00 € (dez mil euros);

b) Eventos de tipologia B: 5.000,00 € (cinco mil euros);

c) Eventos de tipologia C: 2.000,00 € (dois mil euros).

3. O número de candidaturas a apoiar no âmbito do presente concurso é limitado pelo esgotamento da disponibilidade orçamental definida no ponto 1.

IX. Concessão do apoio

1. O financiamento é concedido mediante a atribuição de um subsídio correspondente ao valor total ou parcial da despesa candidatada, em resultado do definido no processo de análise da candidatura e aprovação da mesma.

2. A concessão do apoio financeiro é formalizada através de um “Termo de Aceitação” (TA), assinado pelo representante da Entidade Beneficiária gestora e pelo CR do projeto, no qual constam, designadamente, os termos específicos dos procedimentos relativos ao financiamento.

3. O apoio financeiro será processado de uma só vez, após a receção do TA nos termos referidos no ponto anterior.

4. Nos casos em que o financiamento se destine ao pagamento parcial do evento, a atribuição do cofinanciamento por parte da DRCID pode ser condicionada à aprovação, pelas outras entidades financiadoras, do(s) restante(s) cofinanciamento(s) a conceder.

5. Para cada candidatura aprovada podem ser determinadas eventuais modificações à ação apresentada e ao orçamento proposto, designadamente, com base em critérios de razoabilidade orçamental, temporal ou material.

6. Apenas é admitido um pedido de reprogramação temporal por projeto aprovado, por um período máximo de 4 meses, em situações devidamente justificadas e não imputáveis à organização do evento.

X. Despesas elegíveis

1. No âmbito deste concurso são consideradas elegíveis despesas com:

1.1) Eventos da categoria A:

a) Custos Diretos:

i) Deslocações (em classe económica) e alojamento (de acordo com as normas legais em vigor na Administração Pública Regional) dos oradores convidados sempre que o evento decorra fora da zona da sua residência habitual;

ii) Serviços de transporte específicos e devidamente justificados, diretamente relacionados com a realização da reunião, exclusivamente:

- Transferes (de e para o aeroporto);

- Táxis (de e para aeroporto/alojamento/local da ação);

- Transporte de alunos universitários (de e para o local de realização do evento);

- Transporte dos oradores (de e para o local de realização do evento).

iii) Serviços de tradução simultânea;

iv) Aluguer de salas/espaços para a realização do evento, desde que não sejam propriedade das entidades beneficiárias/copromotoras do evento;

v) Aluguer de equipamento para transmissão online do evento:

vi) Aluguer de equipamento de som, luz ou projeção para a realização do evento;

vii) Despesas com coffee-breaks (até ao máximo de 10% sobre o valor total das despesas elegíveis);

viii) Divulgação e publicitação do evento, excluindo páginas de internet (até ao máximo de 10% sobre o valor total das despesas elegíveis);

b) Custos indiretos, calculados sobre os custos diretos e elegíveis, através da aplicação de uma taxa fixa de 7%.

1.2) Eventos da categoria B:

a) Custos Diretos:

i) Deslocações (em classe económica) e alojamento (de acordo com as normas legais em vigor na Administração Pública Regional) dos oradores convidados sempre que o evento decorra fora da zona da sua residência habitual;

ii) Serviços de transporte específicos e devidamente justificados, diretamente relacionados com a realização da reunião, exclusivamente:

- Transferes (de e para o aeroporto);

- Táxis (de e para aeroporto/alojamento/local da ação);

- Transporte de alunos universitários (de e para o local de realização do evento);

- Transporte dos oradores (de e para o local de realização do evento).

iii) Serviços de tradução simultânea;

iv) Aluguer de salas/espaços para a realização do evento, desde que não sejam propriedade das entidades beneficiárias/copromotoras do evento;

v) Aluguer de equipamento para transmissão online do evento:

vi) Aluguer de equipamento de som, luz ou projeção para a realização do evento;

vii) Despesas com coffee-breaks (até ao máximo de 10% sobre o valor total das despesas elegíveis);

viii) Divulgação e publicitação do evento, excluindo páginas de internet (até ao máximo de 10% sobre o valor total das despesas elegíveis);

b) Custos indiretos, calculados sobre os custos diretos e elegíveis, através da aplicação de uma taxa fixa de 7%.

1.3) Eventos da categoria C:

a) Custos Diretos:

i) Deslocações (em classe económica) e alojamento (de acordo com as normas legais em vigor na Administração Pública Regional) dos oradores convidados sempre que o evento decorra fora da zona da sua residência habitual;

ii) Serviços de transporte específicos e devidamente justificados, diretamente relacionados com a realização da reunião, exclusivamente:

- Transferes (de e para o aeroporto);

- Táxis (de e para aeroporto/alojamento/local da ação);

- Transporte de alunos universitários (de e para o local de realização do evento);

- Transporte dos oradores (de e para o local de realização do evento).

iii) Outros serviços diretamente relacionados com a realização do evento (até ao máximo de 150€);

iv) Aluguer de equipamento essencial à realização do evento (até ao máximo de 750€);

b) Custos indiretos, calculados sobre os custos diretos e elegíveis, através da aplicação de uma taxa fixa de 7%.

2. Para todas as tipologias de eventos não são elegíveis, entre outras, despesas com:

a) Programas sociais ou turísticos;

b) Aquisição de equipamentos;

c) Uso de viaturas próprias;

d) Remunerações, vencimentos ou honorários;

e) Transações entre entidades copromotoras;

f) Publicação e impressão de livros de atas, conferências ou resumos do evento;

g) Publicação e impressão de catálogos de exposições.

3. São aceites despesas com data anterior à assinatura do “Termo de Aceitação”, desde que relativas ao ano civil do presente concurso (2024) e comprovadamente relacionadas com a organização da reunião em causa.

4. Os custos elegíveis efetivamente financiados no âmbito do presente concurso não podem ser objeto de financiamento por qualquer outro programa regional, nacional ou internacional, evitando-se a duplicação de financiamento público.

5. A elegibilidade das despesas depende da sua natureza e legalidade, devendo, sempre que aplicável, ser assegurado o integral cumprimento dos normativos que regulam a realização de despesas públicas.

6. As Entidades Beneficiárias estão sujeitas à aplicação do nº 2, do artigo 9.º, do Decreto Regulamentar Regional 17/2012/A, de 4 de julho.

XI. Análise

1. A análise das candidaturas é efetuada por uma Comissão composta por três elementos, a nomear por despacho do Diretor Regional da Ciência, Inovação e Desenvolvimento, conforme definido no n.º 1 do artigo 10.º do PRO-SCIENTIA.

2. Compete à referida Comissão de Análise verificar o cumprimento dos requisitos de admissibilidade das candidaturas, elaborar os respetivos relatórios de análise e\ou atas, formular a proposta de decisão para a concessão do financiamento e, ainda, concretizar os procedimentos de notificação da decisão.

3. A Comissão procede à análise da admissibilidade das candidaturas após a sua submissão pelo CR.

4. Durante a fase de análise da admissibilidade das candidaturas, podem ser solicitados ao CR ou à EB elementos adicionais, esclarecimentos complementares e\ou documentação adicional, designadamente, relativos às condições de acesso dos beneficiários e de admissibilidade das candidaturas, a prestar ou a remeter no prazo de cinco dias úteis, decorrido o qual a falta de resposta será considerada como desistência da candidatura.

5. Para cada candidatura aprovada podem ser propostas pela Comissão eventuais modificações ao projeto apresentado e ao orçamento proposto, conforme ponto 5 do item IX deste edital.

XII. Comunicação e divulgação do apoio

1. A Entidade Beneficiária e o CR comprometem-se a efetuar uma divulgação pública alargada da ação e dos seus impactos, cujas evidências deverão ser reportadas à DRCID.

2. A divulgação do evento tem de assinalar, sempre, a proveniência do apoio, incluindo o logotipo do Governo Regional dos Açores e a menção à Direção Regional da Ciência, Inovação e Desenvolvimento.

3. As condições de divulgação do evento são definidas no TA, no qual constam, designadamente, os termos específicos e obrigatórios dos procedimentos relativos à divulgação e comunicação dos eventos alvo de financiamento.

XIII. Disposições gerais

1. Os procedimentos e condições gerais de execução dos projetos, designadamente as ações de acompanhamento e controlo, a elaboração de relatórios técnico-financeiros e balancetes, a informação sobre as alterações das condições que presidiram à concessão do financiamento e a eventual revogação do apoio regem-se pelos artigos 13º a 15º, do Decreto Regulamentar Regional n.º 17/2012/A de 4 de julho.

2. As demais condições e regras específicas de desenvolvimento da iniciativa, incluindo as datas de vigência/execução, os termos do financiamento e os procedimentos de reporte técnico e financeiro, são definidas no TA assinado pelo CR e pelo representante da Entidade Beneficiária gestora.

XIV. Dúvidas e omissões

1. Situações de dúvidas relacionadas com o presente edital serão sanadas pela comissão de Análise.

2. Em caso de omissões, devidamente comprovadas e fundamentadas, a comissão de Análise elaborara uma proposta de resolução, a qual será submetida a aprovação superior.

3. Qualquer informação adicional pode ser solicitada à DRCID, exclusivamente por e-mail, para os seguintes endereços eletrónicos da Comissão de Análise:

[email protected]

[email protected]

[email protected]

XV. Legislação aplicável

1. Decreto Legislativo Regional nº 10/2012/A, de 26 de março, que aprova o regime jurídico do Sistema Científico e Tecnológico dos Açores (SCTA) e cria o respetivo programa de incentivos, denominado PRO-SCIENTIA.

2. Decreto Regulamentar nº17/2012/A, de 4 de julho, que regulamenta as condições de acesso e as regras gerais de atribuição de apoios no âmbito do PRO-SCIENTIA, e identifica as respetivas ações, incluindo os seus objetivos e áreas de intervenção.

O Diretor Regional da Ciência, Inovação e Desenvolvimento

Flávio Gomes Borges Tiago